Wie läuft die Dokumentenfreigabe ab?

Ein Dokument wird zur Genehmigung beantragt und danach genehmigt oder abgelehnt, jeweils mit Änderungs- und Entscheidungskommentar. Wenn es schnell gehen muss, gibt es die Schnellgenehmigung. Der Status zeigt den Stand der Freigabe, im Beispiel «Genehmigt 1/1».

Wer erfährt von einer Dokumentenänderung?

Digitale Änderungsmitteilungen informieren die betroffenen Personen automatisch, statt dass Änderungen per E-Mail verschickt werden müssen. Je nach Dokument lässt sich stattdessen Selbststudium oder eine Schulung mit Nachweis festlegen.

Ist PowerDocs für ISO-Audits geeignet?

Das Änderungsjournal hält fest, wer welche Version wann mit welchem Kommentar freigeschaltet hat, und die Versionierung führt Master- und publizierte Version. Das sind typische Nachweise für die Steuerung dokumentierter Information nach ISO 9001:2026, Abschnitt 7.5.

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Dokumente sicher, strukturiert und mit normkonformen Freigabeprozessen verwalten.

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PowerDocs ist die umfassende Lösung für Unternehmen, die ein effizientes und normkonformes Dokumentenmanagement benötigen. Eine individuell anpassbare Startseite erleichtert das Auffinden von Dateien, ein zentrales Berechtigungskonzept macht die Verwaltung von Zugriffsrechten einfach und übersichtlich. Automatisierte, normkonforme Versionierung sowie ein mehrstufiger digitaler Freigabeprozess gewährleisten Rückverfolgbarkeit und Sicherheit Ihrer Dokumente. Änderungen werden automatisch an die betroffenen Personen kommuniziert, das spart Zeit und minimiert Fehler.

Als cloudbasierte, vollständig in Microsoft SharePoint integrierte Lösung lässt sich PowerDocs jederzeit und von jedem Ort aus sicher nutzen, auch für hybride Arbeitsmodelle und standortübergreifende Teams.

Metadaten und Freigabe direkt am Dokument

Wer ein Dokument in SharePoint öffnet, pflegt dort auch seine Metadaten: Dokumententyp, Review-Intervall, ob es als PDF publiziert wird und welche Aktion die Zielgruppe auslösen soll, etwa eine Änderungsmitteilung, Selbststudium oder eine Schulung, je nachdem mit Nachweis. Darunter läuft der Workflow von der beantragten über die genehmigte oder abgelehnte Freigabe bis zur Archivierung, daneben zeigt die Versionierung Master- und publizierte Version.

Das Änderungsjournal hält jede Freigabe fest

Zu jeder Freigabe stehen Version, Dokument, die freigebende Person, Zeitpunkt und Kommentar im Änderungsjournal, dazu der Stand der Bestätigungen durch die Zielgruppe. Gefiltert wird nach Zeitraum und Dokumentenname.

Dokumententypen mit eigenem Review-Intervall

Pro Dokumententyp legen Sie fest, nach wie vielen Monaten ein Dokument erneut geprüft werden soll und ob ein Nachweisdokument erlaubt ist. Typen wie Checkliste, Formular, Prozessbeschreibung oder Vorgabedokument lassen sich selbst anlegen und anpassen.

Rollen und Zuständigkeiten zentral geregelt

Im Rollenmanagement benennen Sie die Hauptverantwortlichen für das Managementsystem und die Systemadministratoren, weisen den Prozessen ihre Verantwortlichen zu und steuern die Zugriffe auf weitere Module.

Auf einen Blick

Bereich: Dokumente & Schulung
Relevant für: Qualitätsmanagement, Geschäftsleitung
Läuft in: Ihrem eigenen Microsoft-365-Tenant (SharePoint, Power Apps, Power Automate)
ISO-Bezug: ISO 9001:2026 und ISO 14001:2026 verlangen in Abschnitt 7.5 die Steuerung dokumentierter Information, ISO 45001:2018 im selben Abschnitt deren Lenkung und ISO 13485:2016 in den Abschnitten 4.2.4 und 4.2.5 die Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen. PowerDocs bildet Freigabe, Versionierung und Änderungsjournal dafür ab, ersetzt aber keine Konformitätsprüfung durch Sie oder Ihren Auditor.

Mitarbeiterin des Discherheims von hinten im Freien — Ruth PlüssDischerheim

Häufige Fragen zu PowerDocs

Wie läuft die Dokumentenfreigabe ab?: Ein Dokument wird zur Genehmigung beantragt und danach genehmigt oder abgelehnt, jeweils mit Änderungs- und Entscheidungskommentar. Wenn es schnell gehen muss, gibt es die Schnellgenehmigung. Der Status zeigt den Stand der Freigabe, im Beispiel «Genehmigt 1/1».
Wer erfährt von einer Dokumentenänderung?: Digitale Änderungsmitteilungen informieren die betroffenen Personen automatisch, statt dass Änderungen per E-Mail verschickt werden müssen. Je nach Dokument lässt sich stattdessen Selbststudium oder eine Schulung mit Nachweis festlegen.
Ist PowerDocs für ISO-Audits geeignet?: Das Änderungsjournal hält fest, wer welche Version wann mit welchem Kommentar freigeschaltet hat, und die Versionierung führt Master- und publizierte Version. Das sind typische Nachweise für die Steuerung dokumentierter Information nach ISO 9001:2026, Abschnitt 7.5.

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